سر الإنتاجية ليست العمل بسرعة أكبر بل بالترتيب الصحيح

10 يوليو , 2016

شاركها

مصدر المقال

المصدر

الرابط المختصر لهذا المقال

http://nok6a.net/?p=21688

ليس من السهل تأدية المهام وخصوصاً في الفضاء الخارجي، فعلى رواد الفضاء أن يناوبوا على تأدية العشرات من المشاريع المعقدة التي تتنافس للحصول على انتباههم، وإذا فشلوا بها، فإن هذا يمكن أن يكون مدمراً للتجربة برمتها، بل ما هو أسوأ من ذلك، قد يؤدي هذا لموت شخص ما.

بحسب رائد الفضاء (سكوت بارازينسكي)، وهو من الرواد الخبراء حيث ه قام بخمس رحلات مكوكية فضائية وسبع عمليات سير في الفضاء، فإن الوقت الذي تقضيه في الفضاء ثمين جداً والعمل الذي تقوم به هو أمر بالغ الأهمية، لذلك فأنت بحاجة لإدارة المهام والتنقل بينها بسلاسة دون خطأ، وهذا أمر صعب.

من أجل مساعدة رواد الفضاء ناسا في تحسين إدارة وقتهم، تم إجراء أبحاث عن مدى تأثير الانتقال بين المهام على إنتاجيتهم، وهذه النتائج قد يكون لها أيضاً آثار كبيرة على الأشخاص الذين يقومون بتأدية المهام المتعددة هنا على الأرض كذلك.

حتى الآن، كان الباحثون يقومون بقياس مدى التأثر العقلي والعاطفي لدى المشاركين، ومدى الضغوط التي يواجهونها أثناء الانتقال بين المهام المختلفة بشكل جذري، ولكن هذا البحث قام بربط هذه المتغيرات مع مدى فعالية الأشخاص في المهام اللاحقة.

وجدت الدراسة بأن مدى الارتباط بالمهام السابقة يمكن أن يؤثر على مدى السرعة التي تنتقل فيها إلى المرحلة التالية، كما أن شعور الانشغال الذي نحمله معنا من مهمة إلى أخرى، سواء أكان إيجابياً أو سلبياً، يمكن أن يؤثر أيضاً على إنتاجيتنا، وهذا قد يجعلنا مشتتين أو غير راغبين بالاندماج الكامل مع المهمة التالية، وتشير الأبحاث إلى أنه يمكن أن يكون من الصعب التبديل بين المهام بشكل خاص إذا ما كانت المهمة السابقة أكثر تعقيداً أو أهمية من المهمة التالية، أو عندما لا نكون قد انتهينا منها بعد.

مثل الكثير من رواد الفضاء، لا يستطيع معظمنا السيطرة على المشاريع التي يجب علينا تحقيق التوازن بينها، ولكن يمكننا معرفة كيفية تحديد أولويات المهام لتقليل عدد التنقلات بين المهام التي يجب علينا القيام بها.

الخطوة الأولى هي أن تكون أكثر وعياً لعملية الانتقال بحد ذاتها، وهذا يعني أن تكون على بينة بعمليات التفكير التي تجري في عقلك وبحالتك العاطفية أثناء انتقالك من مهمة إلى أخرى، وهذا النوع من عقلية “استخلاص المعلومات”، والتي تتمحور حول التفكير فيما قمت به وما الذي تأمل في تحقيقه فيما بعد، يمكن أن تعدّك لتصبح أكثر فعالية.

يمكنك أيضاً التخطيط مسبقاً من خلال تجزئة المهام ومعرفة أي منها الأقل أهمية وأيها أقل تطلباً –مثل الرد على البريد الإلكتروني- للحد من تحديات القيام بالتبديل، وإيلاء اهتمام وثيق لكيفية ترتيب قائمة المهام في عقلك، بحيث يمكنك تحقيق الاستفادة القصوى من يومك، فإذا كنت تعلم بأنك تميل لأن تكون منزعجاً بعد لقاءات العمل التي يتم إجراؤها في فترة بعد ظهر على سبيل المثال، حاول إنجاز المهام الأكثر الأهمية بالنسبة لك قبل القيام بتلك اللقاءات.

يمكن للتعرف على هذه الأنواع من الأنماط أن يشكل الفرق بين العودة إلى المنزل وأنت تشعر بحالة من الإحباط والإنهاك أو الوصول إلى المنزل وأنت تشعر بالارتياح من العمل بصورة جيدة، وهذا يمكن أن يكون مفيداً لأي شخص سواء  أكان يعمل في حجرة بلا نوافذ أو في صاروخ منطلق نحو المريخ.